Ministerstwo Sprawiedliwości skierowało do konsultacji projekt rozporządzenia, który ma usprawnić dostęp do Rejestru Fundacji Rodzinnych (RFR). Po raz pierwszy przewidziano możliwość przeglądania treści rejestru oraz korzystania z wyszukiwarki online. Choć to istotny krok w kierunku cyfryzacji, planowane zmiany nie spełniają kluczowego postulatu przedsiębiorców i pełnomocników, tj. wprowadzenia systemu umożliwiającego samodzielne pobieranie urzędowych odpisów przez internet.

Rejestr prowadzony analogowo – rosnące problemy praktyczne

Zgodnie z ustawą z 2023 r. RFR jest prowadzony wyłącznie przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Koncentracja kompetencji w jednym sądzie, przy jednoczesnym braku narzędzi elektronicznych, szybko doprowadziła do przeciążenia systemu.

Liczba spraw rośnie dynamicznie – w pierwszym, niepełnym roku obowiązywania ustawy zarejestrowano 917 spraw, natomiast już w 2024 r. było ich ponad 3300. Brak cyfryzacji sprawia, że na wydanie informacji lub odpisu oczekuje się ponad miesiąc. To poważny problem m.in. dla banków, które wymagają dokumentów z rejestru przy realizacji obowiązków AML.

Projekt rozporządzenia – jakie zmiany zaproponowano?

Opublikowany 25 listopada projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego rejestru fundacji rodzinnych przewiduje:

1. Dostęp online do treści rejestru

Rejestr ma być prezentowany na stronie internetowej sądu w Piotrkowie za pośrednictwem Biura Obsługi Interesanta. Dostęp do danych ma być otwarty dla każdego zainteresowanego.

2. Wyszukiwarkę fundacji rodzinnych

Na stronie znajdzie się narzędzie umożliwiające szybkie odszukanie fundacji według wybranych kryteriów.

3. Możliwość pobrania informacji odpowiadającej treści odpisu

BOI umożliwi wygenerowanie komputerowego wydruku odpowiadającego treści odpisu – do samodzielnego pobrania.

Rozporządzenie ma wejść w życie 14 dni po ogłoszeniu.

Co pozostaje bez zmian? Brak urzędowych odpisów online

Kluczowym ograniczeniem projektowanej regulacji jest brak możliwości pobrania urzędowego dokumentu bezpośrednio z systemu.

Pobrana samodzielnie informacja nie będzie odpisem i nie będzie mieć mocy dokumentu urzędowego. Nie wiadomo także, czy banki i inne instytucje zaakceptują taki wydruk w praktyce.

Urzędowe odpisy będą dostępne w formie elektronicznej, ale wyłącznie na podstawie wniosku przesłanego do sądu. Każdy dokument będzie wymagał ręcznego opracowania przez pracownika sądu, weryfikacji i podpisu elektronicznego. W efekcie czas oczekiwania na odpis może pozostać zbliżony do obecnego.

Ocena ekspertów – krok w dobrą stronę, ale niewystarczający

Przedstawiciele doktryny i praktyki zgodnie podkreślają, że projekt stanowi wyłącznie pierwszy etap digitalizacji. Nadal brakuje rozwiązań analogicznych do funkcjonalności systemu e-KRS, który umożliwia automatyczne pobieranie dokumentów o mocy urzędowej, bez udziału pracownika sądu.

Dopóki RFR nie zostanie wyposażony w pełnoprawny system teleinformatyczny, a odpisy nie będą dostępne online w trybie „on demand”, trudno mówić o realnej cyfryzacji.

Co to oznacza dla fundatorów, pełnomocników i banków?

• czas oczekiwania na urzędowe dokumenty prawdopodobnie nie ulegnie znacznemu skróceniu,
• dostęp do danych rejestrowych będzie łatwiejszy, ale bez skutku urzędowego,
• instytucje obowiązane w zakresie AML mogą różnie traktować informacje pobierane samodzielnie,
• obciążenie Sądu Okręgowego w Piotrkowie wciąż pozostanie bardzo duże.