Jeżeli zamawiający poweźmie w tym zakresie wątpliwości, jest zobowiązany wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień, w tym do przedstawienia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.

Obowiązek wezwania do złożenia wyjaśnień aktualizuje się również w sytuacji, gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od:

1) wartości zamówienia powiększonej o należny VAT, ustalonej przed wszczęciem postępowania lub

2) średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu.

Ciężar wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy. Brak złożenia wyjaśnień w terminie wskazanym przez zamawiającego albo złożenie wyjaśnień, które nie uzasadniają ceny lub kosztów wskazanych w ofercie, skutkuje odrzuceniem oferty wykonawcy. Prawidłowe sporządzenie wyjaśnień ma zatem kluczowe znaczenie dla dalszego losu oferty.

Wyjaśnienia wykonawcy nie mogą mieć charakteru ogólnego ani ograniczać się do zapewnień o możliwości realizacji zamówienia za zaoferowaną cenę. Takie wyjaśnianie mogą jedynie narazić wykonawcę na odrzucenie oferty i utratę możliwości realizacji zamówienia. Obowiązkiem wykonawcy jest przedstawienie rzetelnych, konkretnych i wyczerpujących wyjaśnień, popartych stosownymi dowodami, które potwierdzą realność przyjętych założeń kalkulacyjnych i zaoferowanej ceny.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie KIO. W wyroku KIO z dnia 22 grudnia 2025 r. KIO 4917/25, Izba wskazała: „Wystosowanie wezwania w trybie art. 224 ust. 1 i 2 Prawa zamówień publicznych oznacza dla wykonawcy obowiązek wykazania, że zaproponowana przez niego cena lub proponowany koszt (względnie ich istotne części składowe) nie ma charakteru rażąco niskiego. Na wykonawcy spoczywa obowiązek udzielenia szczegółowych i wyczerpujących wyjaśnień wraz z odpowiednimi dowodami na ich poparcie. Na podstawie złożonych wyjaśnień zamawiający dokonuje oceny czy wyjaśnienia uzasadniają oferowaną cenę, jak również tego, czy cena oferty jest rażąco niska, czy też nie. Co za tym idzie, wyjaśnienia powinny być na tyle konkretne, aby rozwiać wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów.”

Należy również zauważyć, że przepisy ustawy PZP nie określają, ile razy zamawiający może zwrócić się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny w trybie art. 224 ust. 1 ustawy PZP. W praktyce przyjmuje się jednak, że ponowne wezwanie może nastąpić przede wszystkim wtedy, gdy pierwsze wyjaśnienia były rzetelne, a przedstawione w nich okoliczności zostały poparte dowodami, lecz pomimo tego po stronie zamawiającego powstały dalsze wątpliwości wymagające doprecyzowania.

W sytuacji natomiast, gdy złożone wyjaśnienia mają charakter lakonicznym są niekompletne lub nie odnoszą się do wszystkich wątpliwości zamawiającego, ponowne wezwanie nie jest zasadne i w takiej sytuacji zamawiający powinien odrzucić ofertę na podstawie art. 224 ust. 6 ustawy PZP.

Jak zatem należy sporządzić wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Aby oferta nie została odrzucona z powodu uznania jej za rażąco niską, wykonawca musi skutecznie przekonać zamawiającego, że zaproponowana przez niego cena lub koszt (względnie ich istotne części składowe) nie ma rażąco niskiego charakteru. Ustawa PZP nie zawiera definicji rażąco niskiej ceny jednak przyjmuje się, że chodzi tutaj o cenę o charakterze nierealistycznym, niewiarygodnym, odbiegającym od cen rynkowych za jaką należyte zrealizowanie zamówienia nie jest możliwe. Poniżej przedstawiamy kluczowe zasady sporządzania wyjaśnień rażąco niskiej ceny:

• odnieś się do wszystkich kwestii wskazanych w wezwaniu zamawiającego – wyjaśnienia powinny odpowiadać na wątpliwości zamawiającego, bez pomijania któregokolwiek z podniesionych elementów,
• trzymaj się terminu – brak udzielenia wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez zamawiającego co do zasady skutkuje koniecznością odrzucenia oferty na podstawie art. 224 ust. 6 ustawy PZP,
• załącz dowody potwierdzające podniesione okoliczności – na wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, a więc udowodnienia, że cena nie jest rażąco niska. Wykonawca powinien załączyć odpowiednie dowody na poparcie podniesionych okoliczności,
• zachowaj spójność wyjaśnień z treścią złożonej oferty – wyjaśnienia muszą pozostawać w pełnej zgodzie z treścią złożonej oferty i nie mogą prowadzić do jej modyfikacji,
• w uzasadnionych przypadkach zastrzeż tajemnicę przedsiębiorstwa – możliwość zastrzeżenia informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa może nastąpić w przypadku kumulatywnego wykazania przesłanek, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
• jeśli zamówienie dotyczy robót budowlanych lub usług pamiętaj o wyjaśnieniu okoliczności z art. 224 ust. 3 pkt 4 i 6 ustawy PZP– w przypadku zamówień na roboty budowlane lub usługi wykonawca obowiązkowo musi wyjaśnić zgodność z przepisami dotyczącymi kosztów pracy (art. 224 ust. 3 pkt 4 ustawy PZP) oraz zgodność z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie (art. 223 ust. 3 pkt 6 ustawy PZP).