Opis przedmiotu zamówienia jest jednym z kluczowych i najistotniejszych elementów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dobrze przygotowany opis przedmiotu zamówienia jest nie tylko gwarancją sprawnego przebiegu postępowania, ale przede wszystkim gwarancją uzyskania przedmiotu zamówienia odpowiadającego realnym potrzebom zamawiającego.

Zgodnie z brzmieniem art. 99 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych: „Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty”.

Zamawiający nie może natomiast opisywać przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję. Powyższe nastąpi w szczególności, gdy zamawiający dokona opisu przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę. Taki sposób opisu będzie jednak dopuszczalny (w wyjątkowych sytuacjach), gdy łącznie zostaną spełnione dwie przesłanki:

1. brak możliwości opisania przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób oraz
2. wskazanie zwrotu „lub równoważny”

Warto pamiętać, że użycie jedynie zwrotu „lub równoważny” nie jest wystarczające. Zamawiający powinien bowiem opisać w sposób jasny, jednoznaczny i szczegółowy kryteria tej równoważności, a więc zamknięty katalog parametrów, na podstawie których dokona oceny spełnienia wymogów określonych w SWZ przez wykonawców.

Przykłady nieprawidłowego opisania kryteriów równoważności:

1. zamawiający zobowiązuje wykonawcę powołującego się na rozwiązania równoważne do wykazania, że rozwiązanie równoważne spełnia wymagania określone w SWZ – Zamawiający nie wskazuje wówczas żadnych kryteriów równoważności, a jedynie odwołuje się do rozwiązań zawartych w SWZ, które mają zastosowanie do produktu referencyjnego (produkt równoważny nie jest produktem referencyjnym tylko produktem, który spełnia określone funkcjonalności wskazane przez zamawiającego),
2. wyższe wymagania co do produktu równoważnego niż produktu referencyjnego – zamawiający wymaga zatem, aby rozwiązanie równoważne spełniało dodatkowe wymogi, które nie mają zastosowania do rozwiązania referencyjnego,
3. kryteria niezwiązane z celem, któremu ma służyć przedmiot zamówienia – kryteria równoważności powinny dotyczyć funkcjonalności produktu (zamawiający powinien określić pewne parametry i cechy, które uznaje za istotne),
4. fikcyjne kryteria równoważności – kryteria opisane w sposób, który uniemożliwia zaoferowanie rozwiązania równoważnego.

Właściwe określenie kryteriów równoważności ma więc dla zamawiającego kluczowe znaczenie. To od nich zależy, czy postępowanie będzie przejrzyste, konkurencyjne i skuteczne. Nieprawidłowy opis kryteriów równoważności może narazić zamawiającego na zarzuty działania wbrew zasadzie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Ponadto, należy pamiętać, że wszelkie wątpliwości i niejasności w postanowieniach SWZ są interpretowane na korzyść wykonawców.