Elektronizacja postępowania cywilnego

Zmiany te stanowią kontynuację procesu cyfryzacji postępowania cywilnego. Warto przypomnieć, że już 14 marca 2024 r. weszły w życie regulacje nakładające na adwokatów i radców prawnych obowiązek posiadania kont w portalu informacyjnym oraz przewidujące doręczanie określonych pism sądowych wyłącznie za jego pośrednictwem.

Ustawodawca zdecydował się pójść o krok dalej, umożliwiając – a następnie zobowiązując – profesjonalnych uczestników postępowania do składania wybranych pism procesowych przez portal. Od 1 marca 2026 r. będzie to rozwiązanie fakultatywne, natomiast od 1 marca 2027 r. – w określonym zakresie – stanie się obowiązkowe.

Zgodnie z dodanym art. 125¹ § 1 KPC, jeżeli przepis szczególny tak stanowi i nie jest możliwe wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem portalu informacyjnego. Każde takie pismo musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 126 § 5 KPC).

Nowe regulacje nie obejmują pism kierowanych do Sądu Najwyższego (art. 125¹ § 3 KPC), ani pism składanych w postępowaniu wieczystoksięgowym i rejestrowym (art. 511¹¹b KPC).

Jaki jest zakres pism procesowych objętych nową regulacją?

Zakres pism objętych nową regulacją został wskazany w art. 125¹ § 2 KPC. Od 1 marca 2026 r. adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna RP oraz prokurator będą mogli wnosić za pośrednictwem portalu informacyjnego m.in.:

1. zgłoszenie się do udziału w sprawie,
2. zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego,
3. zawiadomienia o: zmianie miejsca zamieszkania strony bądź jej przedstawiciela, w tym również po wydaniu przez sąd drugiej instancji orzeczenia, od którego przysługuje skarga kasacyjna, zmianie adresu skrytki pocztowej strony, zmianie adresu do doręczeń strony będącej przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG,
4. oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację,
5. wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego,
6. apelację, zażalenie, z wyłączeniem zażaleń do Sądu Najwyższego lub skargę na orzeczenie referendarza sądowego,
7. pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego,
8. wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pismo uzupełniające braki formalne takiego wniosku,
9. wniosek o nadanie klauzuli wykonalności określonym tytułom egzekucyjnym, z wyłączeniem wniosków dotyczących tytułów egzekucyjnych przeciwko wspólnikom spółek osobowych, spółce-córce partnera prywatnego, małżonkowi z ograniczeniem jego odpowiedzialności do majątku objętego wspólnością majątkową, małżonkowi dłużnika z ograniczeniem jego odpowiedzialności do przedsiębiorstwa wchodzącego w skład majątku wspólnego małżonków, osobie, na którą przeszły uprawnienia lub obowiązki po powstaniu tytułu egzekucyjnego lub w toku sprawy przed wydaniem tytułu, nabywcy przedsiębiorstwa lub gospodarstwa rolnego, jeżeli tytuł egzekucyjny stał się prawomocny przed nabyciem,
10. wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Składanie załączników

Nowe przepisy przewidują możliwość dołączania załączników do pism składanych przez portal. Jeżeli jednak z uwagi na właściwości techniczne danego dokumentu nie będzie możliwe jego przekazanie w formie elektronicznej, załącznik należy dostarczyć w tradycyjny sposób – za pośrednictwem operatora pocztowego – w terminie 3 dni od złożenia pisma w portalu informacyjnym. Strona musi przy tym uprawdopodobnić brak możliwości wniesienia załącznika elektronicznie. W przeciwnym razie sąd pominie taki załącznik.

Projekt rozporządzenia wykonawczego doprecyzowuje m.in. kwestie techniczne:

• maksymalny rozmiar pojedynczego pliku (100 MB),
• wymóg zgodności oznaczeń i numeracji załączników z treścią pisma,
• dopuszczalne formaty plików.

Znowelizowany art. 129 § 2¹ KPC przewiduje możliwość elektronicznego poświadczania dokumentów przez profesjonalnych pełnomocników w systemie teleinformatycznym lub portalu informacyjnym.

Skutki naruszenia obowiązku

Ustawodawca jednoznacznie określił konsekwencje niedochowania wymogu złożenia pisma za pośrednictwem portalu (art. 125³ KPC). Jeśli przepis szczególny stanowi, że pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem portalu, pismo procesowe wniesione w inny sposób nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma procesowego do sądu, o czym przewodniczący zawiadamia wnoszącego to pismo.

Analogicznie, pismo procesowe wniesione za pośrednictwem portalu informacyjnego w przypadku nieprzewidzianym w przepisie szczególnym lub przez osobę nieuprawnioną nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma procesowego do sądu, o czym przewodniczący zawiadamia wnoszącego to pismo.

Problemy techniczne po stronie sądu

Nowelizacja uwzględnia również sytuacje, w których portal informacyjny nie będzie dostępny z przyczyn leżących po stronie sądu (art. 125² § 2 KPC). W przypadku gdy w dniu, w którym upływa termin do wniesienia pisma procesowego wystąpią ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie tego pisma, pismo to wnosi się najpóźniej w następnym dniu po dniu, w którym przywrócono dostępność tego portalu, niebędącym dniem wolnym od pracy ani sobotą. Jeżeli w ustalonym w ten sposób terminie wystąpią ponownie ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu, stosuje się zdanie pierwsze.

W piśmie procesowym należy uprawdopodobnić okoliczności. Brak wykazania tych okoliczności skutkować będzie zwrotem pisma lub odrzuceniem środka zaskarżenia.

Obowiązek składania pism za pośrednictwem portalu informacyjnego

Artykuł 125¹ § 2 KPC, który ustanawia obowiązek składania wskazanych w nim pism za pośrednictwem portalu informacyjnego, na mocy art. 16 pkt 1 ustawy nowelizującej zacznie obowiązywać od 1 marca 2027 r.