Planowane zmiany w przepisach dotyczących spółek z ograniczoną odpowiedzialnością mają na celu ograniczenie formalizmów, które dziś utrudniają funkcjonowanie wielu spółek. Obecnie wspólnik, który chce otrzymywać zawiadomienia o zgromadzeniach drogą elektroniczną, musi złożyć o to wniosek w formie pisemnej. Taki sam rygor dotyczy udzielania pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników. Ministerstwo Sprawiedliwości proponuje złagodzenie tych wymogów poprzez dopuszczenie formy dokumentowej, obok tradycyjnej, pisemnej formy. Kierunek zmian wydaje się jasny, jednak szczegóły projektowanych regulacji wciąż budzą wątpliwości.

Ministerstwo wskazuje, że obecne przepisy generują zbędne koszty i bariery, szczególnie dla wspólników z siedzibą poza Polską. Wprowadzenie możliwości korzystania z formy dokumentowej – w tym komunikacji elektronicznej – ma lepiej odpowiadać realiom współczesnego obrotu gospodarczego. Podkreśla się, że skoro dokumentacja korporacyjna w dużej mierze funkcjonuje już w formie cyfrowej, utrzymywanie obowiązku gromadzenia papierowych dokumentów traci rację bytu.

Projekt nowelizacji przeszedł etap konsultacji i opiniowania, po którym uwzględniono część zgłoszonych uwag. Jedną z istotniejszych zmian jest doprecyzowanie zasad zwoływania zgromadzeń wspólników. Zgodnie z proponowanym brzmieniem przepisu, zawiadomienia nadal mogą być wysyłane listami poleconymi lub przesyłkami kurierskimi, jednak alternatywnie dopuszcza się ich przekazywanie drogą elektroniczną – o ile wspólnik wyrazi na to zgodę w formie dokumentowej i wskaże odpowiedni adres. Jednocześnie umowa spółki będzie mogła przewidywać bardziej rygorystyczne warunki w tym zakresie.

W pierwotnej wersji projektu nie przewidziano wprost możliwości zastrzeżenia formy pisemnej jako obowiązkowej. Postulat jej wprowadzenia zgłoszono w toku konsultacji, wskazując na potencjalne ryzyko nieprawidłowości w spółkach o dużej wartości aktywów lub rozproszonym akcjonariacie. Ostatecznie uwzględniono możliwość wprowadzenia surowszych wymogów w umowie spółki.

Więcej wątpliwości pojawia się przy regulacji dotyczącej pełnomocnictw. Z samego projektu wynika, że podstawową formą ich udzielania ma być forma dokumentowa, natomiast forma pisemna mogłaby być stosowana fakultatywnie. Tymczasem uzasadnienie projektu oraz ocena skutków regulacji sugerują odwrotną konstrukcję – utrzymanie formy pisemnej jako domyślnej i jedynie dopuszczenie formy dokumentowej, na zasadzie wyboru spółki. Ta niespójność została zauważona i – jak zapewnia Ministerstwo Sprawiedliwości – ma zostać skorygowana w dalszym toku prac legislacyjnych, choć nie wskazano jeszcze ostatecznego kierunku zmian.

Rozbieżność ta ma istotne znaczenie praktyczne. Przyjęcie formy dokumentowej jako domyślnej oznaczałoby konieczność zmiany umowy spółki przez te podmioty, które chciałyby pozostać przy formie pisemnej. Co więcej, pojawia się problem przejściowy – spółki mogłyby być zmuszone do akceptowania pełnomocnictw udzielonych w formie dokumentowej jeszcze przed wprowadzeniem odpowiednich zapisów w swoich umowach. Proponowano wydłużenie okresu vacatio legis, jednak sugestia ta nie została przyjęta, gdyż projekt – zdaniem resortu sprawiedliwości – ma charakter liberalizujący i nie nakłada nowych obowiązków.

Nie brakuje także obaw dotyczących bezpieczeństwa obrotu. Wskazuje się, że dopuszczenie pełnomocnictw w formie elektronicznej może zwiększać ryzyko nadużyć, np. poprzez podszywanie się pod inne osoby. Choć fałszowanie podpisów jest penalizowane, w praktyce weryfikacja autentyczności oświadczeń składanych drogą elektroniczną może być trudniejsza.

Kolejną kwestią podnoszoną w toku opiniowania jest zakres zmian. Zwrócono uwagę, że projekt dotyczy wyłącznie spółki z o.o., podczas gdy podobne problemy występują także w innych typach spółek. Postuluje się bardziej kompleksowe podejście do formy składania oświadczeń przez wspólników w różnych strukturach prawnych. Ministerstwo przyznaje zasadność tych uwag, jednak tłumaczy ograniczony zakres projektu jego deregulacyjnym charakterem. Jednocześnie zapowiada dalsze analizy przepisów w ramach prac nad szerszą reformą.

Planowana nowelizacja wpisuje się w trend upraszczania procedur i dostosowywania prawa do cyfrowej rzeczywistości. Ostateczny kształt regulacji będzie jednak kluczowy dla ich praktycznego znaczenia – szczególnie w zakresie bezpieczeństwa oraz spójności przepisów.