Choć obowiązek ten dotyczy obecnie jedynie największych przedsiębiorstw oraz podatkowych grup kapitałowych, w kolejnych latach obejmie praktycznie wszystkich przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Kogo dotyczy obowiązek?

Do 31 lipca 2026 r. plik JPK_KR_PD za 2025 r. zobowiązane są przesłać:

• podatnicy CIT, których przychody za 2024 r. przekroczyły równowartość 50 mln euro,
• podatkowe grupy kapitałowe – niezależnie od wysokości przychodów poszczególnych spółek.

Na tym etapie przedsiębiorcy przekazują wyłącznie plik JPK_KR_PD, obejmujący księgi rachunkowe. Obowiązek raportowania ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zostanie wprowadzony w kolejnych okresach sprawozdawczych.

Czym jest JPK_KR_PD?

JPK_KR_PD stanowi elektroniczne odwzorowanie ksiąg rachunkowych w ustrukturyzowanym formacie XML. Nie jest to jednak zwykły eksport danych z programu księgowego.

Przekazywane informacje muszą zostać wzbogacone o szereg dodatkowych elementów wymaganych przez przepisy wykonawcze Ministra Finansów, w tym o odpowiednie znaczniki identyfikujące charakter poszczególnych kont księgowych oraz ich znaczenie dla rozliczeń podatku dochodowego.

W praktyce oznacza to konieczność dostosowania planów kont oraz sposobu prowadzenia ewidencji księgowej.

Największym wyzwaniem są znaczniki kont

Jednym z najtrudniejszych elementów wdrożenia nowych obowiązków jest prawidłowe przypisanie znaczników (tagów) do poszczególnych kont księgowych.

Problem polega na tym, że wiele przedsiębiorstw wykorzystuje konta syntetyczne obejmujące różnego rodzaju operacje gospodarcze. Tymczasem dla potrzeb JPK jedno konto powinno obejmować jednorodne zdarzenia gospodarcze o takim samym charakterze podatkowym.

Przykładowo na jednym koncie „Pozostałe koszty operacyjne” mogą być ujmowane:

• kary umowne,
• darowizny,
• niedobory magazynowe,
• wydatki reprezentacyjne.

Choć rachunkowo wszystkie te zdarzenia mogą zostać zaksięgowane na jednym koncie, ich skutki podatkowe są całkowicie odmienne. W konsekwencji przedsiębiorcy często zmuszeni są tworzyć nowe konta analityczne oraz przebudowywać dotychczasowy plan kont.

Podobny problem dotyczy kont takich jak „Usługi obce”, na których mogą znajdować się jednocześnie wydatki stanowiące koszty podatkowe, nakłady zwiększające wartość środków trwałych czy wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Konieczne zmiany w organizacji księgowości

Nowe obowiązki wykraczają daleko poza samo wygenerowanie pliku XML.

W wielu przedsiębiorstwach konieczne jest:

• przebudowanie planu kont,
• zmiana zasad ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych,
• dostosowanie systemów finansowo-księgowych,
• opracowanie nowych procedur współpracy pomiędzy działami księgowości, podatków oraz IT.

Szczególne trudności mogą wystąpić w grupach międzynarodowych, w których lokalne spółki mają ograniczony wpływ na strukturę planu kont wykorzystywanego w całej organizacji.

Opisy księgowań również podlegają kontroli

Istotnym elementem JPK_KR_PD są także opisy poszczególnych operacji gospodarczych.

Dotychczas wiele przedsiębiorstw stosowało skrótowe lub techniczne oznaczenia, które miały znaczenie wyłącznie dla użytkowników systemu księgowego. W nowym modelu raportowania opisy powinny umożliwiać jednoznaczną identyfikację charakteru danej operacji.

Przed wysłaniem pliku warto zweryfikować, czy w systemie nie znajdują się nieprecyzyjne lub wewnętrzne komentarze, które mogą budzić wątpliwości organów podatkowych lub utrudniać analizę danych.

Fiskus otrzyma pełny obraz działalności przedsiębiorcy

Połączenie danych przekazywanych w ramach JPK_KR_PD z informacjami pochodzącymi z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), plików JPK_VAT oraz innych elektronicznych raportów oznacza, że administracja skarbowa uzyska bezprecedensowy dostęp do danych finansowych przedsiębiorców.

Organy podatkowe będą mogły automatycznie:

• analizować strukturę kosztów,
• porównywać dane księgowe z fakturami wystawionymi w KSeF,
• identyfikować rozbieżności pomiędzy wynikiem finansowym a rozliczeniem podatkowym,
• typować podatników do kontroli jeszcze przed wszczęciem formalnego postępowania.

Można spodziewać się coraz szerszego wykorzystania narzędzi analitycznych oraz automatycznego wykrywania nieprawidłowości.

Nowe obowiązki obejmą również mniejsze firmy

Obowiązek raportowania JPK z księgami będzie stopniowo rozszerzany.

Od 2027 r. obejmie kolejnych podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz część przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W następnych latach nowe obowiązki zostaną objęci również pozostali przedsiębiorcy rozliczający podatek dochodowy, w tym podatnicy PIT prowadzący KPiR oraz ryczałtowcy.

Ministerstwo Finansów nie planuje rezygnacji z obowiązku elektronicznego prowadzenia i raportowania ksiąg nawet wobec najmniejszych przedsiębiorców, co oznacza, że w praktyce korzystanie z odpowiedniego oprogramowania księgowego stanie się koniecznością.

Jak przygotować się do nowych obowiązków?

Przedsiębiorcy nie powinni ograniczać przygotowań wyłącznie do aktualizacji oprogramowania księgowego. Równie istotna jest analiza procesów księgowych i podatkowych funkcjonujących w organizacji.

W szczególności warto:

• przeprowadzić przegląd planu kont,
• zweryfikować sposób ewidencjonowania kosztów i przychodów,
• sprawdzić poprawność opisów księgowych,
• opracować zasady przypisywania znaczników do kont,
• wyznaczyć osoby odpowiedzialne za merytoryczną weryfikację pliku przed jego wysłaniem.

Prawidłowe przygotowanie JPK_KR_PD wymaga współpracy działów księgowości, podatków oraz IT. W wielu przypadkach niezbędne będzie również wsparcie doradców podatkowych lub kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie podatkowym.

Podsumowanie

Nowy obowiązek raportowania ksiąg rachunkowych stanowi jedną z największych zmian w zakresie obowiązków podatkowych przedsiębiorców w ostatnich latach. JPK_KR_PD nie jest wyłącznie kolejnym plikiem przekazywanym administracji skarbowej, lecz narzędziem umożliwiającym organom podatkowym kompleksową analizę działalności przedsiębiorstwa.

W praktyce oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania systemów księgowych, procedur wewnętrznych oraz sposobu prowadzenia ewidencji. Im wcześniej przedsiębiorcy dostosują swoje procesy do nowych wymogów, tym mniejsze będzie ryzyko błędów, korekt oraz potencjalnych sporów z organami podatkowymi.