Odpowiedź nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Z jednej strony urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, z którego nie może się on zrzec. Z drugiej, przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi realnego wykorzystania urlopu, w tym urlopu zaległego.

Urlop wypoczynkowy – nie tylko prawo, ale również obowiązek jego wykorzystania

Kodeks pracy gwarantuje pracownikowi prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 152 § 2 Kodeksu pracy pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Podstawową zasadą jest udzielenie urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Wynika to z art. 161 Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak urlop nie zostanie wykorzystany w terminie, staje się urlopem zaległym. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy:

„Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego”.

Co oznacza termin 30 września?

Warto zwrócić uwagę na dokładne brzmienie art. 168 k.p. Przepis mówi o „udzieleniu” urlopu, a nie wprost o jego „wykorzystaniu” do 30 września.

W praktyce oznacza to, że zaległy urlop powinien zostać rozpoczęty najpóźniej 30 września. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że zaległy urlop za dany rok powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września kolejnego roku.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu?

To jedno z najczęściej pojawiających się pytań.

Co do zasady pracownik i pracodawca powinni współpracować przy ustalaniu terminu urlopu. W odniesieniu do bieżącego urlopu znaczenie ma przede wszystkim plan urlopów albo wniosek urlopowy pracownika.

Sytuacja wygląda jednak inaczej w przypadku urlopu zaległego.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego przyjmuje, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym terminie, nawet bez uzyskania jego zgody.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może w każdym przypadku i w dowolny sposób jednostronnie ustalić termin urlopu pracownika.

Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że w tym zakresie występują rozbieżności zarówno w doktrynie, jak i w stanowiskach prezentowanych przez organy. Jednocześnie PIP wskazuje, że możliwość zobowiązania pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym terminie należy odróżnić od jednostronnego wskazania terminu jego wykorzystania.

W praktyce istotne jest, aby rozróżnić, że:

1. pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym terminie,

ale

1. jednostronne wyznaczenie konkretnego dnia lub okresu urlopu poza przypadkami wyraźnie przewidzianymi w Kodeksie pracy jest zagadnieniem bardziej kontrowersyjnym.

PIP wskazuje, że można wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i egzekwować jego wykonanie, ale jednocześnie prezentuje stanowisko, zgodnie z którym pracodawca nie zawsze posiada uprawnienie do całkowicie dowolnego, jednostronnego wyznaczenia konkretnej daty urlopu poza szczególnymi przypadkami.

Dlatego pracodawca powinien w pierwszej kolejności dążyć do ustalenia terminu z pracownikiem, a następnie, w razie braku współpracy, odpowiednio udokumentować działania zmierzające do realizacji obowiązku wynikającego z art. 168 k.p.

Pracownik nie może sam „udzielić sobie” zaległego urlopu

Jednocześnie trzeba wyraźnie zaznaczyć, że obowiązek wykorzystania urlopu nie oznacza, że pracownik może samodzielnie, bez zgody pracodawcy zdecydować o rozpoczęciu urlopu.

Pracownik nie uzyskuje prawa do samodzielnego rozpoczęcia zaległego urlopu tylko dlatego, że pracodawca nie wywiązał się ze swojego obowiązku.

Co grozi pracodawcy za niewykorzystany urlop?

Z punktu widzenia pracodawcy problem zaległych urlopów nie jest wyłącznie kwestią organizacyjną.

Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu albo bezpodstawne zaniżenie jego wymiaru może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy zagrożone jest ono karą grzywny od 2 000 do 60 000 zł.

Z tego względu dopuszczenie do „kumulowania” urlopu przez pracowników jest rozwiązaniem szczególnie ryzykownym.

Czy zaległy urlop można „wypłacić” zamiast wykorzystać?

Zasadniczo nie ma takiej możliwości.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop powinien być wypłacany w szczególnych przypadkach takich jak rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy jednoznacznie wskazuje, że prawo do urlopu powinno być realizowane w naturze, a ekwiwalent jest dopuszczalny tylko w przypadkach przewidzianych przez przepisy.

Czy zaległy urlop powinien być udzielany przed bieżącym?

Takie rozwiązanie jest uzasadnione zarówno z punktu widzenia celu przepisów, jak i praktyki prawa pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, powołując się na wyrok Sądu Najwyższego z 9 maja 2013 r., sygn. II PK 199/12, że zaległy urlop powinien być udzielany przed urlopem bieżącym.

Jak pracodawca powinien zarządzać zaległymi urlopami?

Z punktu widzenia zgodności z prawem warto przyjąć kilka podstawowych zasad.

• monitorować urlopy przez cały rok – nie należy czekać do września, aby sprawdzić, ilu pracowników posiada niewykorzystane dni.
• odpowiednio wcześnie komunikować pracownikom konieczność wykorzystania zaległego urlopu.
• dokumentować działania pracodawcy – jeżeli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu albo nie współpracuje przy ustaleniu terminu, warto posiadać dokumentację potwierdzającą, że pracodawca podejmował działania zmierzające do wykonania obowiązku z art. 168 k.p.
• nie dopuszczać do kumulowania urlopu z kolejnych lat.

Podsumowanie

Art. 168 Kodeksu pracy nie powinien być traktowany wyłącznie jako przepis wyznaczający „termin graniczny” dla działów HR.

Jego znaczenie jest szersze. Pracodawca ma obowiązek doprowadzić do udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracownik natomiast nie może skutecznie zrzec się prawa do urlopu ani traktować go jako świadczenia, które można dowolnie zamienić na wypłatę.

W przypadku zaległego urlopu przyjmuje się, że pracodawca może zobowiązać pracownika do jego wykorzystania w ustawowym terminie, nawet bez jego zgody. Kwestia jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu wymaga jednak ostrożności i uwzględnienia zasad dotyczących organizacji urlopów.

Dla pracodawcy najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zatem aktywne zarządzanie urlopami: odpowiednio wczesne planowanie, bieżące monitorowanie zaległości oraz dokumentowanie działań podejmowanych w celu zapewnienia pracownikom realnego wypoczynku.